Tänka före är störst om du vill ha ett effektivt möte
Syftet, syftet, syftet
Det är de tre bästa råden jag kan ge när du ska planera ditt möte. Varför har du mötet och vad ska resultatet av mötet bli? Nästa fråga blir: Vilka ska vara där? När du vet det kan du designa ditt möte. Om du har lust att läsa vidare har jag beskrivit hur ett kort veckomöte skulle kunna läggas upp.
Komma igång
Berätta varför ni har ett möte.
Till exempel så här: “Vi är här i dag för att jag personligen vill informera er/lära er det här. Vi ska också fördela ett antal arbetsuppgifter. När vi går härifrån ska alla ha koll på den nya infon och de som får uppgifter ska veta vad de ska göra”.
Ibland kan du lägga någon minut på att låta alla berätta om vad de är särskilt stolta över som de gjort senaste veckan. Det kan ske på post-it som sitter upp i rummet under mötet eller i ett verktyg som till exempel mentimeter.com.
Lära ut
Den information du vill att alla ska ta in presenterar du förstås på ett superbra sätt under några minuter.
Sedan ställer du den här frågan till gruppen: "Vad tänker ni? Vad undrar ni?", och låter dem prata med varandra några minuter. Då får de prata om det du just sagt, repetera viktig information och du får frågor som gör att du direkt får återkoppling om det är något i infon som fattas eller är svårt att förstå.
Göra
Du har ett antal korta uppgifter som behöver göras under veckan. Förbered dem på stora postit-lappar, sätt upp dem på väggen och be folk att komma och kolla och ställa frågor. Be dem ta lappar utifrån vilken möjlighet att göra jobbet.
Genomföra
Skriv in aktiviteterna i en aktivitetslista, ange ansvarig och när det ska vara klart. Det går självklart också att göra i digitala verktyg som Trello, Teams eller andra hjälpmedel. Alla går från mötet och har koll!